על מנת לסייע לכם בתהליך, אשמח לתרום מניסיוני שמונה טיפים בסיסיים שחשובים להצלחת כל אירוע; שאם תקפידו ליישמם – אין לי ספק שהאירוע שלכם יהיה סיפור הצלחה מסחרר שכולם ידברו עליו. 

הגדרת מטרת האירוע

כאשר אתם מתחילים לארגן אירוע, חייבת להיות לכם הגדרה מדויקת של מטרתו. המטרה יכולה להיות מיתוג מוצר מסוים, מכירת כרטיסים, איסוף תרומות וכו'. הגדרת המטרה תציב את היעדים ומשם תוביל לארגון האירוע. 

חשוב לזכור - המטרה שלכם חייבת להיות מציאותית ומדידה. אם אתם מגדירים מטרה שאינה מציאותית, אתם עלולים להיכשל עוד לפני שהתחלתם. כמו כן, אם המטרה שלכם אינה מדידה עד סוף האירוע, לא תהיה לכם שום דרך לדעת האם באמת השגתם אותה.

שימוש במדיה חברתיות

כיום כמעט כל אירוע מפורסם במדיה החברתיות בדרך כלשהי. הפרסום חיוני בכדי שתהיה נגישות למידע אודות האירוע, והמחיר הקטן ואפילו אפסי הופך את העסק להרבה יותר משתלם. אתם יכולים גם לעשות שימוש במדיה חברתיות מעבר לפרסום פרטי האירוע. ניתן לנצל את המדיה החברתיות לטובת איתור ספקים ועובדים, לדוגמה, אם יש לכם תקציב לשכור מנהל אירועים, תוכלו להשתמש באתרים חברתיים כדי למצוא עובדים פוטנציאליים ולקרוא ביקורות עליהם לפני שאתם מזמנים אותם. אם אתם מנהלים את האירוע בעצמכם, אתם יכולים להשתמש פייסבוק, לינקדין ואתרים דומים כדי לאתר קייטרינג, מעצבים, צלמים, ועוד. המדיה החברתיות מאפשרות לכם גם ללמוד מניסיונם של אחרים ובכך לחסוך לכם מראש טעויות נפוצות.

כדאיות האירוע

מדוע למשתתפים שלכם כדאי להשתתף באירוע שלכם? מה ייצא להם ממנו? אלו שאלות שצריכות להישאל עם תחילת תכנון האירוע, ולקבל תשובה מספקת. חשוב לוודא שכל חלק של האירוע מספק ערך למשתתפים. אל תשכחו שבכדי להגיע לאירוע שלכם המשתתפים צריכים לעזוב לפעמים ארוחת צהריים, פגישה עסקית או ישיבה, ואם הם לא ירגישו שהאירוע שלכם משתלם ומייצר עבורם ערך מוסף, הם פשוט לא יגיעו או יעזבו באמצע. אם המשתתפים עוזבים את האירוע בהרגשה שהאירוע תרם להם, הצלחתם!

ניצול אנשי הקשר שלכם 

חשוב שתנצלו את הקשרים האישיים שלכם, שיסייעו לארגון האירוע המוצלח ביותר. יתכן שאנשי הקשר שלכם מכירים ספקים ואנשי מקצוע טובים בתחום האירועים, שיכולים לסייע לכם בהצלחת האירוע, מבלי לבזבז זמן יקר ולקיחת סיכונים.

שימוש בקשרים יכול גם להעניק לכם הנחות והטבות מהספקים, שישמחו לפרגן לאיש הקשר שהמליץ עליהם.

צילום: המכללה העסקית cbc

ניסוי דברים חדשים

אל תפחדו לנסות דברים חדשים בתכנון האירוע הבא שלכם. רק בגלל שמשהו תמיד נעשה בדרך אחת, לא בהכרח אומר שזו הדרך הטובה ביותר. אולי כדאי לנסות מקום אחר או להביא קייטרינג אחר? אם, לדוגמה, אתם עובדים על אירוע שנתי שהנוכחות בו דלה במשך מספר שנים, דבר חדש ומרענן עשוי לשנות את פני הדברים ולהביא לכמות המשתתפים המיוחלת.

יצירת חוויה מדהימה

מלבד מתן סיבה למשתתפים לבוא לאירוע שלכם, אתם גם רוצים לוודא שיצרתם עבורם חוויה מדהימה. האירוע שלכם חייב להיות בולט ובלתי נשכח. זה לא בהכרח אומר שנדרש תקציב גדול כדי להפוך אותו לכזה. לפעמים גם אנקדוטה פשוטה יחסית, כמו שילוב של מרצה כריזמטי ואנרגטי, יכולים להשאיר חותם משמעותי בלב המשתתפים.

הגדרת קהל היעד

האירוע שלכם חייב להתמקד בקהל יעד ספציפי ומוגדר. לדוגמה, כנס בנושא סחר בינלאומי יופנה לקהילת אנשי עסקים יבואנים ואילו השקת מוצר עשויה להיות מכוונת בעיקר לתקשורת ולמשקיעים. חשוב לדעת את מי אתם מזמינים, על מנת שתוכלו להתאים את האירוע שלכם לצרכים שלהם.

תיהנו מהעשייה ומהתוצאה

לבסוף, והכי חשוב, תיהנו ממה שאתם עושים. גם אם "הפילו" עליכם בעל כורחכם לארגן את האירוע, זה לא אומר שאתם לא יכולים ליהנות ממנו. ארגון האירוע דורש עבודה שאינה מקבלת הרבה תהילה ושלא תמיד נמצאת באור הזרקורים, אבל זו בעצם המטרה שלכם.

אם האירוע שלכם זורם בצורה חלקה ואין שום בעיות, סימן שעשיתם את העבודה כמו שצריך. אני מאמינה שמאחורי הקלעים כולם יידעו ויעריכו את העבודה הקשה, הזמן והמסירות שהקדשתם בכדי להפוך את האירוע להצלחה ענקית - וזה לכשעצמו מתגמל מאוד.

שיהיה לכם בהצלחה !

 

**הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז.  המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה  בתחום הפקת אירועים , ניהול כללי , ניהול פרויקטים , אנגלית , סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים .